Freelance: come gestire malattia, infortuni e imprevisti senza perdere clienti

Certo, esiste qualche tutela – poche a dire il vero, e nemmeno per tutte le categorie -, puoi fare un’assicurazione, avere un po’ di soldi da parte. Ma se sei freelance e devi fermarti, fermare, che sia per una caviglia rotta o per un genitore da assistere, quella iattura che può assumere le dimensioni del disastro. Gestire un infortunio quando alla porta bussano scadenze imminenti, contratti da rispettare e clienti esigenti richiede una buona dose di resilienza e un ottimo spirito organizzativo, ma la catastrofe si può evitare. Parola di un’esperta che nel suo recente passato ha fondato un network per freelance, e di lavoro si occupa di gestione del tempo e organizzazione. Ecco i suoi consigli.

Regola numero uno: non dimenticarti di te

Sembra scontato ma non lo è, specie per chi è abituato a organizzare la sua vita sulla base degli impegni di lavoro. Il primo consiglio, quando qualcosa di importante e di spiacevole ci accade, è pensare a se stessi: «Quando si lavora in proprio si tende a mettere le proprie responsabilità davanti a ogni cosa, dimenticando anche se stessi. Invece è essenziale tenere a mente che noi non siamo solo il nostro lavoro, che esistiamo come individui di cui prenderci cura, con affetti e passioni da coltivare. Cerchiamo insomma di dare priorità “sane” alla nostra vita», spiega Barbara Reverberi, mentore gentile e facilitatrice di gruppi nelle soft skills, che ogni giorno consiglia e assiste freelance.

«Accanto a questo, vale la consapevolezza che oggi viviamo in un mondo dove la continuità sul lavoro non esiste più. Da un momento all’altro, e questo vale per tutti, tutto si può fermare. E allora la prima regola che ho imparato è tenere dei soldi da parte per staccare almeno due o tre mesi, in caso di emergenza, e contemporaneamente dedicare parte del mio tempo ogni giorno alla ricerca di nuovi clienti e contatti che possano darmi la possibilità di ricominciare dopo uno stop».

Il valore della riflessione

Quando un problema ti cade addosso, è facile farsi sopraffare dalle emozioni, ma proprio le emozioni impediscono di gestire i problemi con razionalità. «In queste situazioni possiamo farci travolgere, o scegliere di ragionare. Se riusciamo a non farci guidare dall’emotività, riusciremo a stare al timone del nostro cervello e a mettere a punto soluzioni valide, perché le soluzioni spesso ci sono, e arrivano. Allora, prima di andare nel panico, prendiamoci un attimo, il tempo che serve per respirare e riuscire ad avere una visione lucida su cosa si può fare, io lo chiamo il tempo gentile», spiega Reverberi.

«È bene mettere tutto su carta, nel momento in cui scriviamo e creiamo uno spazio sulla carta lasciamo andare le emozioni e  abbassiamo la temperatura emotiva. Possiamo scrivere tutto ciò che ci viene in mente, quali sono le nostre paure, persino spingerci a prefigurare gli scenari peggiori, ci aiuterà a prendere le distanze, a rimetterci in linea. Dopodiché potremo mettere giù possibili soluzioni», continua Reverberi. Non esiste un iter da seguire, ma sicuramente si parte cercando di capire di cosa abbiamo bisogno e chi può aiutarci, chi può fare cosa, quali sono gli impegni che si possono spostare, oppure dove possiamo trovare un supporto economico.

Saper delegare e l’importanza della rete

«Qui entra in gioco la rete», continua l’esperta. «Una rete che va costruita con altri freelance, colleghi con cui ci si viene in soccorso quando appunto ci si deve fermare per cause di forza maggiore, o si ha bisogno di aiuto. Quando mi è capitato di avere un problema di salute, per cui non potevo muovermi da casa, ho chiesto aiuto alla mia rete, accordandomi perché qualcuno andasse agli appuntamenti di persona al posto mio. Ci sono diverse alternative che si possono vagliare: cedere il posto e far finire un lavoro a un collega per non perdere il cliente, oppure fare ciò che si può fare, e delegare il delegabile».

A livello organizzativo, spiega Reverberi, ci sono diverse soluzioni: si può continuare a fatturare al cliente, chiedendo al collega di lavorare per noi; parlare entrambi con il committente, spiegargli che il collega lavorerà al posto nostro ma noi supervisioneremo il tutto; infine, se siamo completamente out, organizzare un vero e proprio passaggio di consegne, cedendo l’intera commessa, e sapendo che il collega la prossima volta proporrà noi a un suo cliente. Si tratta di armonizzare le energie e aiutarsi a vicenda».

Parlare con il cliente, il valore dell’assertività gentile

Sia che si decida di delegare, sia che la soluzione sia quella di spostare qualche scadenza, non si può evitare l’interlocuzione con il committente, che anzi diventa passaggio fondamentale per affrontare la situazione al meglio. «Io dico che sempre che certi momenti vanno affrontati con gentile assertività, se sappiamo chi siamo, qual è il nostro valore non dobbiamo temere di spiegare al cliente che siamo in un momento di difficoltà, e che i piani vanno modificati. Per farlo con la giusta autorevolezza, però, occorrono certi “requisiti”, primo dei quali è la responsabilità».

«Il freelance deve essere affidabile, solo così sarà credibile. Se facciamo bene il nostro lavoro, se siamo sempre puntuali, precisi, se ci assumiamo abitualmente la responsabilità di ciò che facciamo, possiamo permetterci con serenità di chiedere al committente di venirci incontro perché abbiamo un intoppo. Certo serve avere imparato almeno un po’ l’arte della negoziazione, una competenza che tutti noi dovremmo allenare, e che ci serve lungo tutto il rapporto con il cliente. Il sapere affermare le proprie esigenze è importante anche prima, per non farsi dettare tempi e scadenze, mettere dei paletti che ci preservano nei momenti di difficoltà», sono le parole dell’esperta.

Prevenire è meglio: come organizzare bene il lavoro

Le tempistiche e l’organizzazione generale acquisiscono una grande importanza quando irrompe un imprevisto, ed è questa la ragione per cui, anche quando tutto va bene, è fondamentale saper gestire il lavoro in modo razionale. Ecco qui tre consigli preziosi che ci aiuteranno a non restare strozzati al primo incidente di percorso.

1) Traccia il tempo

«La tua relazione con il tempo deve essere sana. Essere perennemente in emergenza è come camminare sull’orlo di un baratro, basta poco per cadere», dice la mentore. «Sapere se siamo più produttivi alla mattina o la pomeriggio, avere chiaro quanto tempo ci porterà via quel determinato incarico, quante ore al giorno ci occorrono e quanto impegno, al contrario, ci aiuteranno a stabilire in poco tempo cosa puoi fare e cosa no, in caso di intoppi, e cosa va delegato». Ci sono applicazioni che aiutano a tenere traccia delle ore e delle risorse impiegate, per ogni singola commessa, meglio usarle. Anche lavorare in team dà valore aggiunto; perché il lavoro di squadra ci spinge a essere più organizzati e definire tempi e impegni, a essere precisi.

2) Prenditi il tuo “buffer time”

In italiano possiamo chiamarlo tempo tampone o margine di “sicurezza”, è il tempo che ci prendiamo tra un task e l’altro, e tra una scadenza e l’altra. «Se fissiamo gli appuntamenti uno a ridosso dell’altro, senza pause, non abbiamo possibilità di negoziare nulla, siamo in partenza con acqua alla gola, idem se prevediamo di svolgere in un pomeriggio tre diverse attività consecutivamente. Inserire un’ora di cuscinetto tra l’una e l’altra ci darà invece la possibilità di prendere una pausa se arriva un banale di testa o se dobbiamo scappare da nostra madre, avremo un margine da sfruttare.

3) Chiudi le task aperte

Decidere cosa chiudere e quando tra gli impegni aperti è altrettanto importante. «A volte si vivono giornate di ansia, perché la mente è occupata dal pensiero di due o più “lavori” aperti. Si chiama effetto Zeigarnik, dal nome della psicologa ungherese che lo ha studiato e definito. È l’effetto per cui quando qualcosa resta aperto perché non si è portato a termine, continua a galleggiare nella mente, creando quasi una sorta di voragine che consuma energia. Zeigarnik aveva studiato alcuni camerieri in una struttura ricettiva, notando che riuscivano a prendere le ordinazioni a mente senza sbagliare una virgola».

«Succedeva perché aprivano e poi chiudevano ogni ordine, e svuotavano la memoria dei residui, restando lucidi e pronti per gli ordini successivi. Lo stesso dobbiamo fare noi: chiudere. Possiamo scegliere se togliere prima di tutto l’impegno più gravoso, oppure archiviare velocemente le microtask, i piccoli lavori che  richiedono poco tempo, per poi concentrarci sul resto. Il principio è lo stesso: potersi alleggerire per lavorare con più lucidità».