Come capire se un cliente conviene davvero? Il metodo per i freelance

Misurare i guadagni, la qualità della propria vita lavorativa, e i progressi fatti. Verificare quante ore porta via quel progetto o quel cliente, ma anche quanta fatica costa e quanto si è imparato negli ultimi mesi. Sono elementi che aiutano a capire se si sta andando nella direzione giusta, a orientarsi sui preventivi futuri, a scegliere persino il momento migliore per andare in ferie. Eppure quanti, tra chi lavora in proprio, adottano un metodo per valutare con parametri oggettivi tutto questo? Avere metriche chiare e schemi da applicare può aiutare a vederci chiaro senza scuse, ma trovare un metodo non è facile per tutti. Qui cerchiamo di darvi qualche indicazione con l’aiuto di una professionista. 

Primo passo: fissare gli obiettivi

Se è vero che molti freelance non amano mettere il naso nei numeri, è anche vero che iniziare non è facile. E difatti la prima domanda che ci si fa è: da dove si comincia? Lo abbiamo chiesto ad Alessia Musi, consulente specializzata in analisi, numeri, strategie e architetture per il digitale, con alle spalle una laurea in ingegneria. La risposta è inaspettata: non dai numeri, ma da ciò che si desidera. 

«Ogni autonomo lavora perché ha degli obiettivi, che vanno oltre il guadagnarsi da vivere. Non sono gli stessi per tutti: un giovane che si è appena affacciato alla professione e ha ancora l’aiuto dei suoi familiari non avrà magari come priorità quella di avere un fatturato altissimo, casomai preferirà avere un bellissimo progetto da rivedere in futuro, o un cliente che gli dia visibilità. Al contrario, una persona con un’altra situazione potrà cercare più tempo libero, o più soldi. Nel mio caso, per esempio, gli obiettivi sono quattro: guadagno, tempo libero, divertimento e apprendimento, perché ogni libero professionista dovrebbe trascorrere piacevolmente le ore che passa lavorando e continuare a crescere e a imparare. Per tutta la durata della sua carriera e anche oltre» esordisce Musi.

Il primo passo, allora, è selezionare i propri target, sapendo che non dovrebbero essere mai più di 5, altrimenti si rischia di perdersi, consiglia l’esperta. Se hanno pesi diversi, a ciascuno di essi potremo assegnare un coefficiente, e cioè valutare quanto quell’obiettivo conta, da 1 a 10, nel nostro bilancio personale; e da qui un punteggio. 

Obiettivi e clienti: i dati da mettere in fila

Il secondo passo è misurare che livello di soddisfazione ciascun cliente o progetto ti permette di raggiungere in base ai diversi parametri, e poi tirare le fila di tutto. E questo lo si fa contando. L’idea di base è semplice. Mettere in fila committenti e assegnare per ciascuno di essi, ogni mese, un punteggio in base al livello di raggiungimento degli obiettivi personali: quanto guadagno, quanto imparo, quanto tempo mi prende, quanto mi diverto. Per quelli non misurabili in maniera pienamente oggettiva, come visibilità o divertimento, il punteggio lo decidiamo noi, inserendo per esempio un voto da uno a dieci, per il guadagno si inserisce l’incasso, per il tempo il numero di ore lavorate.

L’importante è farlo con costanza, e cioè tenere traccia di ciò che facciamo e tornare puntualmente sul nostro file o sulla nostra tabella dei conti. «Sulla base di questi dati potremo fare una valutazione finale periodica, che ci dirà molte cose sul nostro trend generale ma anche sui singoli clienti. Alla fine si tratterà di cercare di capire attraverso i numeri se il guadagno di un dato trimestre è stato proporzionato al tempo speso, se il guadagno orario è stato dignitoso, se si è imparato qualcosa e da dove, ecc» dice Musi.

L’importanza di contare le ore (e avere la tariffa oraria)

Essendo un’analista di professione, la nostra esperta ha messo a punto un metodo che permette di assegnare questi punteggi mensilmente, che vengono elaborati poi a fine mese (qui lo speech al Free lance Camp in cui lo “racconta”). L’ossatura di base può essere riprodotta in un qualunque file excel, in cui nella prima pagina inseriamo i nomi dei clienti, nella seconda gli obiettivi, e dedichiamo ciascun foglio successivo un obiettivo, indicando per ogni cliente il “punteggio”, mese per mese. Per avere però dati quanto più oggettivi, sarà fondamentale sapere quanto tempo si è trascorso lavorando mensilmente per il cliente o per il singolo progetto, perché questo ci darà la misura del tempo libero che avremo avuto a disposizione ma anche di quanto effettivamente ha reso mensilmente quella committenza.

«Per riuscirci è necessario tracciare il tempo che trascorriamo lavorando, e cioè le ore trascorse ogni giorno sui clienti. Dividendo il nostro compenso per le ore spese conosceremo anche con precisione la nostra tariffa oraria reale. Il dato ci aiuterà anche a preparare i preventivi successivi, perché se è vero che il prezzo di un progetto lo fa il valore aggiunto, non possiamo non tenere conto anche del tempo speso. A volte incarichi che sembrano semplici o persino banali, all’atto pratico portano via molto più tempo e molta più fatica», spiega l’analista.

Partire dai numeri per le valutazioni

Per tracciare il tempo non occorrono tool sofisticati, continua l’esperta. «A me basta un foglio di calcolo dove assegno a ogni riga della prima colonna un giorno del mese, che divido in caselle di un’ora o di mezz’ore, e a fine giornata inserisco per ogni casella il nome del cliente. E a fine mese ricavo un quadro completo, sul tempo di lavoro speso e il tempo di vita che mi hanno lasciato le committenze, che unisco agli altri dati: entrate totali, divertimento e apprendimento. Il punto, secondo me, non è definire arbitrariamente se un cliente è “buono” o “cattivo” ma creare una propria base di calcolo, il lavoro che ogni freelance deve poi fare nel segreto della sua stanzetta, utilizzando i risultati dei conteggi come base per le proprie analisi».

Potremmo scoprire, per esempio, che negli ultimi tre mesi ci siamo divertiti poco ma abbiamo imparato tantissimo, e magari va bene così: o che abbiamo lavorato troppe ore, ma è stato soprattutto un cliente a richiedere l’impegno, mentre c’è stato un progetto che oggettivamente ci prende poco tempo con un buon rendimento, e sarebbe utile fare altri progetto di quel tipo.

Il bilancio trimestrale e la proiezione nel tempo.

Attenzione, avverte poi Musi. Benché i dati vadano inseriti quotidianamente e divisi per mesi, il consiglio è di tirare le fila non prima di un trimestre, e poi valutare il quadro alla lunga distanza, periodicamente. «Un mese è un periodo troppo breve: se c’è un nuovo incarico bisogna ancora rodarsi, bisogna tenere conto dei flussi di cassa, ecc. Inoltre, è fondamentale guardare come ci si è mossi nel tempo. Le cose vanno “bene” o “male” solo se si confronta il loro andamento nel lungo periodo e se le si paragona tra loro».

«Analizzare lo storico è preziosissimo. Dal canto io ho scoperto quali sono i mesi in cui ho più tempo libero, e quelli in cui devo assolutamente “esserci” perché arrivano nuovi clienti, e i mesi in cui imparo di più, che guarda caso sono quelli in cui sono un pochi più scarica, mentre mi diverto quando ci sono progetti impegnativi. È molto importante tutto questo per programmare l’attività e le scelte future».

I numeri possono dire anche cose che magari vediamo ma non abbiamo il coraggio di affrontare: «Usando questo metodo, circa tre mesi dopo avere accettato un incarico abbastanza importante, che però mi faceva stare male, ho capito che era il caso di lasciar perdere: ci stavo lavorando il doppio delle ore previste, non ci dormivo la notte e non stavo imparando nulla. Quella volta ho parlato con il cliente e abbiamo deciso di chiudere. Il tempo mi ha dato ragione, lo stesso progetto è stato abbandonato qualche tempo dopo dalla stessa azienda». A volte sono i numeri a dirti che il re è nudo. 

Vuoi provare a compilare il file excel elaborato da Rame e ispirato al metodo di Alessia Musi per calcolare le ore lavorate e gli altri parametri? Scaricalo da qui, trovi anche le istruzioni.