Admin night, così ti liberi dei conti in sospeso. In una serata tra amici

Bollette, conteggi del mese, ricevute mediche da spedire all’assicurazione sanitaria, ma anche archivi da svuotare, mail da riordinare e cv da riorganizzare: quante cose rimandiamo di weekend in weekend, fino a che non esplodono sulla scrivania o sul desktop del pc, mentre il “peso” del non fatto risucchia la nostra energia come un vampiro? Releghiamo operazioni di questo tipo ad angoli della giornata e a momenti di solitudine, convinti che per liberarcene sia necessario isolarsi, ma qualcuno ha scoperto che è possibile anche farlo in compagnia, ciascuno per proprio conto. È il motivo per cui sempre più spesso si sente parlare di admin night, tradotto letteralmente “serate amministrative”, o se vogliamo serate “sbriga pratiche”, o “sbriga scartoffie”. Ecco come funzionano, e i consigli per organizzarne una.

Cos’è un’admin night

Un’admin night non è che un momento collettivo in cui un gruppo selezionato di persone si incontrano per sbrigare “faccende burocratiche” noiose e faticose, ma il cui continuo procrastinare è dannoso per le finanze, l’organizzazione domestica, il lavoro, ecc.  Per certi versi potremmo definirla quasi una sessione di “decongestionamento mentale”, un appuntamento di gruppo che ha lo scopo di alleggerire il carico mentale dei partecipanti. La ricetta è quasi elementare: ci si vede tra amici o conoscenti, si fissa un appuntamento in un luogo adatto, spesso una casa, e ciascuno porta le sue carte e i suoi device, e per un un tot di tempo stabilito si occupa delle sue cose. Come in un coworking, insomma, ma declinato su altre attività.

«Durante le sessioni di lavoro svolte nel corso degli incontri non si parla e non si deve necessariamente condividere il contenuto di ciò che si sta facendo, ma si sta insieme, e il solo fatto di darsi un appuntamento, di sapere che qualcun altro è lì con noi, è un forte stimolo a impegnarci per portarlo a termine», spiega Stefania Baita, life e career coach di stanza negli Usa, dove le admin night sono ormai sdoganatissime.

Perché funzionano

Prima ragione: ogni volta che creiamo uno spazio fisico o temporale per occuparci di qualcosa di nostro, anche gravoso, creiamo uno spazio mentale che ci aiuta a farlo. Inoltre, aggiunge Baita, la presenza degli altri fa da traino. «Organizzi o ti iscrivi a una admin night perché sai che ci sarà qualcun altro, non rinunci e non rimandi perché sai che qualcuno ti aspetta, e dunque non è più una questione solo personale, devi rendere conto a qualcuno, che è il modo migliore per vincere la procrastinazione e il senso di isolamento che queste attività solitamente generano».

Una volta sul posto, poi, la sola presenza degli altri, incoraggia ciascun partecipante ad agire, a non distrarsi, e dunque a liberare spazio, sapendo che sta unendo una cosa utilissima a una cosa piacevole, perché a fine sessione potrà condividere del tempo di qualità con amici e conoscenti.

Come si organizza la serata e chi invitare

Chiunque può organizzare una admin night, ma per la sua buona riuscita è importante seguire qualche linea guida, e la prima indicazione riguarda chi invitare. «Potremmo dividere i possibili ospiti in tre categorie», dice subito la nostra coach.

«La prima contiene le persone che ti vengono subito in mente e che sai accetteranno; la seconda le persone che vorresti invitare, perché fanno parte delle tua vita, ma sai che un evento del genere non è adatto alla loro personalità o al modo di pensare. L’errore da evitare è farle sentire escluse, anche se l’admin night non appartiene loro perché da sole lavorano benissimo. E allora puoi semplicemente informarle che hai organizzato questa cosa, un evento di produttività personale e sociale, spiegare che sai che non fa per loro, ma se lo desiderano sono le benvenute».

«Infine c’è la terza categoria, quella delle persone che non conosciamo ancora bene, non sono nel nostro giro stretto ma ci piacciono, come la collega arrivata da poco, o la mamma o il papà di un amico di scuola di nostra figlia. Invitarli può essere un modo per buttare un semino e stringere nuove amicizie. Aprire le porte per condividere con altri nuove esperienze ci aiuta a creare punti di contatto con persone che sembrano affini a quello che siamo noi oggi».

Tempi e regole perché l’admin night funzioni

L’admin night non ha regole fisse, ciascuno può organizzarla come preferisce, sapendo che la struttura potrà essere modificata la volta successiva, se meglio si adatta alle esigenze che sono emerse. L’idea di base è stabilire un tempo, che sia un’ora, un’ora e mezza o due sessioni da 45 minuti, in cui si “lavora” in compagnia per liberarsi da un numero definito di pratiche. «Possiamo per esempio decidere che per un’ora ciascuno è con il suo laptop, e che dopo si fa l’aperitivo, oppure che faremo tre sessioni da 40 minuti, negli intervalli dei quali ci si alza e si prende un tè o si chiacchiera », chiarisce Stefania Baita.

«Bisogna poi delimitare alcuni confini: telefoni sì o no? Si possono usare per mandare magari un whatsapp al commercialista, ma non per rispondere alla telefonata dell’amica o della sorella? L’ideale è che nella stanza non ci sia caos, per permettere a tutti di concentrarsi sulle proprie cose. E l’obiettivo, nel contempo, è far sì che ciascuno porti a termine ciò che si era prefissato di fare. Si può chiedere aiuto, certo, ma rispettando anche gli altri e tenendo magari le pause per le domande o le discussioni più lunghe. Queste le indicazioni di base, che vanno prese sapendo che tutto ciò che non ci piace o che potrebbe andare meglio si può migliorare».

La lista delle cose da fare

Nelle serata amministrative ciascun partecipante dovrebbe portare con sé una piccola lista delle cose da fare, ma anche solo una. E non è detto che ci si debba concentrare su operazioni difficili e complicate, tutt’altro. «Anche solo mettere ordine nelle foto di Google cancellando gli scatti inutili per liberare l’archivio, è un’operazione piccola ma che dà grandi soddisfazioni. Quando le foto sono troppe si fa fatica anche a guardarle, è un’ulteriore carico mentale, per non parlare del fatto che molti di noi si costringono a pagare abbonamenti mensili per avere memoria in più dove conservare questi file inutili e dannosi». Per facilitare il compito, ecco qui qualche esempio di attività da portare in una admin night. 

Ambito personale:

• Prenotazioni di controlli medici su cui sei in ritardo (pulizia dei denti, oculista, ginecologo, ecc);
• risposte a email arretrate;
• decluttering archivio email/ foto ecc.;
• backup del telefono e di iCloud;
• controllo documenti auto per revisione/manutenzione ecc.;
• compilazione moduli e questionari vari arretrati;
• reimpostazione password.

Soldi:

• Organizzazione e pagamento fatture;
• contatti con i fornitori di luce/gas/telefono per capire se c’è una tariffa migliore/ricerca tariffe migliori;
• check abbonamenti inutili e invio mail di disdetta;
• archiviazione documenti e ricevute per rimborsi, Isee o dichiarazione dei redditi.

Lavoro:

• Ricerca concorsi/lavori per la tua posizione o corsi di aggiornamento;
• aggiornamento cv/portfolio;
• organizzazione documenti digitali importanti/ desktop pc.

Quali priorità dare: occhio alle aspettative

Naturalmente non tutto può essere sbrigato in un pomeriggio o in un’ora, per cui la selezione delle cose da fare è molto importante. Il consiglio generale è sicuramente quello di dare priorità a compiti più piccoli e meno impegnativi, anche a livello emotivo, evitando attività troppo gravose. «L’admin night non è la serata dove fai 50.000 cose, ma stabilisci le tre o le quattro attività piccole e chiare che vuoi portare a termine, e finite queste chiudi il computer, ti siedi e stai in compagnia per una serata leggera, dove si conversa, si ride e si sta insieme. Hai iniziato ad alleggerire quel carico, e nessuno ti vieta di fissare un nuovo appuntamento per smaltire altre incombenze il mese successivo».

Se lo scopo è fare pulizia digitale puoi iniziare con obiettivi non altissimi, prosegue la coach: «Non: “la mia casella di posta in entrata sarà vuota”, ma “sistemerò il 2025”. Meglio spezzettare, perché questo è comunque un appuntamento sociale, l’obiettivo è sentirsi bene, senza il peso di non avere concluso». Anche per questo, celebrare le piccole vittorie diventa parte del gioco, attiva il ciclo di feedback positivi che a sua volta fa salire la motivazione e la fiducia. Con queste premesse, la volta successiva si potrà osare qualcosa di leggermente più impegnativo.

Tre ingredienti per organizzare un’admin night di successo

• Timer e Ritmo: organizza tempi e moduli (per esempio, due moduli di 40 minuti di lavoro più 20 di chiacchiere).
• Digital etiquette: stabilisci a priori se e come consentire l’utilizzo del telefono, (per esempio, sì ma a bassa voce, a suoneria silenziata e solo per le info urgenti).
• Atmosfera: fai in modo che l’ambiente rilassato, con sedute comode e magari una bella playlist di sottofondo.
• Aspettative: questa non deve essere la serata più produttiva della tua settimana! Decidi poche cose alle quali dedicare attenzione, e vivi questo momento come un esperimento, sapendo che si possono sempre fare modifiche per migliorarlo.