Previsione di cassa: guida pratica per freelance e partita Iva

Questo contenuto è realizzato in collaborazione con ING Business Banking, la divisione di ING Italia dedicata alle partite IVA.

Scadenze fisse, entrate mobili. È la dura legge dei lavoratori autonomi: nulla è certo se non la data dell’anticipo Irpef. Ecco perché incassare bene ed essere puntuali nei pagamenti non basta: bisogna ragionare anticipando problemi e razionalizzando le risorse, per avere cassa al momento giusto. In altre parole, saper gestire i flussi di cassa. Tre i passaggi chiave: monitorare, quindi tenere traccia dei flussi; prevedere, e cioè fare stime che ti aiutano a capire cosa accadrà nei mesi successivi, e accantonare, mettere da parte subito ciò che sai sarà destinato alle spese irrinunciabili.

Di questi tre step, è la previsione di cassa la parte più complessa. Specie se non hai clienti fissi, è vitale per te sapere cosa accadrà nei mesi futuri o nell’anno a venire. Come si fa? Costruendo un “modello di pianificazione dinamica” e cioè uno scenario abbastanza realistico da permetterti di prendere le decisioni finanziarie più indicate in quel momento. Non è detto che la tua proiezione sarà perfetta, ma ti aiuterà a non farti trovare impreparatə. Qui abbiamo messo a punto una road map.

Step 1: classifica le entrate future

Poniamo che tu stia facendo una pianificazione a sei mesi. Per sapere di quali entrate potrai fidarti, suddividile in base al loro grado di certezza. I livelli sono tre:

• Entrate certe. Sono i flussi garantiti. Includono fatture già emesse (ma non ancora incassate) e contratti firmati con scadenze di pagamento definite. Il rischio legato a queste entrate è legato a un possibile insoluto, ma la disponibilità finanziaria è considerata acquisita.
• Entrate probabili. Sono legate ai lavori continuativi. Rientrano in questa categoria i canoni mensili ricorrenti, i rinnovi di collaborazioni storiche e i progetti in fase di chiusura contrattuale. Si basano sulla fiducia e sulla regolarità del rapporto professionale.
• Entrate incerte. Sono le opportunità possibili ma non garantite: preventivi inviati, nuovi clienti, trattative in corso. In una gestione prudente, queste entrate non dovrebbero mai essere usate per coprire spese fisse essenziali.

Analizzare lo storico dei tuoi movimenti può esserti di grande aiuto, perché osservando gli ultimi anni puoi ottenere un quadro della distribuzione dei tuoi incassi. Poniamo che tu debba fare una proiezione annuale. Probabilmente conosci già i progetti certi, quelli probabili, e sai che nel corso dell’anno potrebbero arrivare commesse extra e lavori “spot” non programmati. Per ipotizzare quanto potrebbero incidere sul tuo fatturato, usa la regola della probabilità di chiusura, partendo appunto da cosa è accaduto negli ultimi anni.

Poniamo che negli ultimi cinque anni tu abbia ricevuto commesse “extra” per circa 10.000 euro complessivi. Se queste entrate si sono presentate ogni anno con continuità, puoi considerare prudenzialmente una media annuale di 2.000 euro.

Se invece quei lavori extra si sono verificati solo in alcuni anni, è utile ragionare anche sulla probabilità che si ripetano. Per esempio: se in cinque anni hai ricevuto commesse extra solo due volte, significa che si sono presentate nel 40% dei casi. In un approccio prudente, potresti quindi considerare come entrata attesa solo il 40% della media annuale.

Non si tratta di fare matematica perfetta, ma di evitare di costruire il tuo equilibrio finanziario su denaro che potrebbe non arrivare.

Step 2: prevedi anche le uscite

Una buona previsione di cassa non riguarda solo le entrate. Anche le uscite devono essere pianificate, perché molte sono già note in anticipo e possono essere distribuite nel tempo.

L’ideale è suddividerle in alcuni grandi capitoli:

• affitto
• software, utenze
• tasse e contributi previdenziali
• spese operative variabili (trasporti, pasti, materiali)
• compenso personale minimo

Le prime due categorie dovrebbero essere considerate uscite “certe”: non dipendono dall’andamento del lavoro e vanno previste mese per mese.

Le spese variabili, invece, possono essere stimate sulla base dello storico e dei progetti in corso.

Inserire tutte queste voci nella previsione ti permette di vedere con chiarezza non solo quanto spenderai, ma soprattutto quando il denaro uscirà dal conto.

Step 3: costruisci il tuo saldo mese per mese

Una volta raccolti i dati, il passo successivo è organizzarli in un prospetto.

L’ideale è creare una tabella che mostri, mese per mese:

• le entrate previste
• le uscite previste
• il saldo finale

Non basta guardare il totale annuale: il punto è capire come si muove la liquidità nel tempo. Nel modello qui sotto, le entrate sono suddivise tra certe, probabili e incerte. Le uscite, invece, sono organizzate per categorie: tasse, software, spese operative, compenso personale e così via.

Le ultime due righe sono le più importanti.

• Variazioni di saldo: mostra il risultato del singolo mese, la differenza tra entrate e uscite. Se il valore è positivo, stai accumulando liquidità. Se è negativo, significa che consumerai parte della cassa disponibile.
• Saldo di inizio mese: è il dato che ti permette di leggere la sostenibilità del tuo cash flow. Ti mostra quanta liquidità avrai realisticamente a disposizione all’inizio di ciascun mese, tenendo conto di ciò che è accaduto nei mesi precedenti. È qui che puoi individuare i mesi più fragili, i periodi di equilibrio, i momenti in cui accumulare risorse, le fasi in cui sarà necessario intervenire prima.

Il prospetto ti aiuterà anche a evitare spese di impulso nei momenti di entusiasmo, o a concederti sfizi e investimenti che non avevi il coraggio di fare. Anche le entrate incerte contano, perché puoi destinarle a qualche spesa extra, o ai tuoi “premi in denaro”. Infine, se i numeri mostrano un saldo negativo, hai il tempo per attivare le leve correttive prima che il problema si presenti.

Step 4: usa il modello in modo dinamico

Una previsione di cassa non è un documento statico. Il suo valore sta proprio nella possibilità di aggiornarla continuamente, trasformandola in uno strumento decisionale.

Ogni una o due settimane, è utile fare un check della situazione:

• un’entrata probabile è diventata certa?
• un cliente sta ritardando un pagamento?
• una spesa prevista può essere posticipata o rateizzata?
• il saldo di uno dei prossimi mesi è diventato troppo basso?

Il vantaggio di questo modello è che ti permette di vedere i problemi prima che arrivino. Se, per esempio, noti che l’equilibrio del mese dipende da un’entrata ancora incerta, hai il tempo per:

• chiedere un anticipo
• accelerare la chiusura di un progetto
• rimandare una spesa non urgente
• ridurre temporaneamente alcune uscite

La gestione dei flussi di cassa non elimina l’incertezza del lavoro autonomo. Ma ti permette di affrontarla in modo attivo, invece di subirla.

Vuoi approfondire il tema dei flussi di cassa, e conoscere la strategia per evitare “buchi” e comportarsi in caso di difficoltà?

Scarica la guida in pdf che trovi allegata.

Questo contenuto è realizzato in collaborazione con ING Business Banking, la divisione di ING Italia dedicata alle partite IVA.