Cos’è e come usare lo Zero based budgeting

Programmare le spese in anticipo come un’azienda e mese dopo mese costruire un budget dove ogni euro ha una destinazione precisa. Non serve un esperto contabile al servizio del bilancio familiare, ma un po’ di tempo e volontà. È la regola base dello Zero based budgeting (o Budgeting a base zero), un metodo di budget dove ogni centesimo ha una destinazione specifica, che viene stabilita in anticipo.

Cos’è lo zero based budgeting

Si tratta una strategia di spesa che assegna a ogni centesimo del reddito mensile a un’attività precisa. A occhio potrebbe sembrare che il denaro venga speso interamente, ma tra le voci di spesa ci sono anche risparmi e rate dei debiti, nonché il fondo di emergenza e un fondo per gli imprevisti. Il risultato è che alla fine del mese neanche una moneta resta ferma sul conto senza scopo, inutilizzata. Se, per ipotesi, entrano in cassa 2000 euro, già a inizio mese si dovrà sapere che 1.000 andranno a mutuo, bollette e spese ricorrenti, 300 per la spesa, 200 per intrattenimento, 200 per rimborso rate, 100 per la cura di sé e 100 per la pensione integrativa e 100 per spese impreviste.

Il modello di aziende e organizzazioni

L’approccio dello Zero based budgeting è stato concepito in realtà per aziende e organizzazioni complesse, ed è molto popolare, tanto che anche in Italia, nel 2012, la legge 243/2012 ha previsto che anche la Ragioneria dello Stato avviasse una sperimentazione. La grande differenza, rispetto al budgeting tradizionale, per le organizzazioni, sta nel costruire ogni anno un budget nuovo, senza rifarsi automaticamente al precedente. Il fatto di dover decidere ogni volta, ex novo, dove allocare le risorse, richiede che ogni spesa venga giustificata da zero, e che venga valutata in base alla sua effettiva necessità e al suo valore. Nelle aziende, difatti, ogni reparto o centro di costo è tenuto a giustificare gli importi messi a budget, garantendo che le risorse siano collocate in base alle esigenze e alle priorità di quel singolo anno. 

Quali sono i vantaggi dello Zero based budgeting

È questo anche il cuore della strategia Zero based budgeting applicata alle persone, porsi il problema di motivare mese dopo mese la collocazione delle somme in un capitolo anziché in un altro. Assegnare il reddito alle diverse voci di spesa, ancora prima di iniziare a spendere, aiuta poi a gestire le finanze e risparmiare in modo più consapevole, a porsi domande sulla reale necessità di una determinato e al relativo importo.

Rispetto al budget tradizionale, che prevede la replicazione dello schema del mese precedente, la prospettiva è completamente rovesciata, e giocando d’anticipo si evita il rischio che alcune risorse “avanzino” a fine mese e spariscano in acquisti casuali.
Se invece si decide di spendere più o meno per una categoria, si dovrà andare a modificare un’altra voce per restare in pari. Se, per esempio, durante il mese vai cena fuori una volta in più, dovrai spostare fondi da un’altra categoria. 

A prima vsita, il modello Zero based budgeting potrebbe sembrare troppo rigido per adattarsi alla vita reale, o inadatto a gestire le spese impreviste. A ben guardare, però, è più elastico e pratico di quanto si pensi. Ecco cosa fare passo dopo passo.

Identifica ogni fonte di reddito

Per costruire qualsiasi tipo di budget è necessario sapere intanto quanto entra in casa ogni mese. Vanno quindi messi in fila stipendio, attività secondarie, cedole da investimenti e altre rendite, eventuale assegno unico per i figli e altre indennità, eventuale assegno di mantenimento, ecc. Le entrate vanno inserite al netto di tasse e trattenute, e quelle che non sono cadenzate mensilmente, per esempio e entrate annuali, vanno ripartite per i 12 mesi, così da avere una media mensile.

Lavoratori autonomi e freelance possono fare lo stesso: in questo caso puoi calcolare i guadagni degli ultimi 12 mesi per arrivare a un importo medio mensile, cercando distinguere le entrate costanti da quelle una tantum. Gli esperti della App di budgeting Monefy consigliano di sottrarre il 20-30% dal totale, per avere una base di riferimento prudenziale ed evitare ricalcoli nel corso dell’anno. Quello che resta in più potrà essere accantonato tra i risparmi o gli si potrà dare una collocazione specifica, per esempio la cartella delle spesa extra, l’importane è non allocare risorse che non si è sicuri di avere.

Un’altra ipotesi potrebbe essere quella di creare una categoria di riserva per i redditi irregolari. Per esempio, se la media mensile delle entrate è di 2.000 euro, ma alcuni mesi se ne guadagnano 2.500 e altri 1.500, puoi impostare il budget in base all’importo inferiore e considerare il reddito extra come bonus per ulteriori risparmi o per gli sfizi.

Calcola le spese mensili

Una volta estratto un quadro del reddito mensile, si passa alle spese mensili, iniziando da quelle imprescindibili, e cioè affitto o mutuo, utenze, Rc auto, ecc. Sono spese fisse, per cui, per ciascuna di esse andrà annotato l’importo esatto. Nel conto vanno anche tasse e imposte come Imu o Tari, che vanno divise per 12, includendo poi nel conteggio la quota mensile. Se hai già un bilancio familiare, sarà più facile fare un calcolo categoria per categoria. Ci sono poi le necessità variabili, altrettanto importanti e un pochino più impegnative dal punto di vista della contabilità: spesa, benzina, abbigliamento e intrattenimento rientrano in questa categoria.

Se non hai un bilancio personale, esamina le spese degli ultimi tre mesi per trovare medie realistiche, e indica questi dati. Questo esercizio  servirà poi per avere una base sulla quale calcolare il budget mensile. Si può costruire una griglia seguendo questo schema:

• Casa: affitto, mutuo, tasse su proprietà, spese condominiali, utenze di base. (Occhio: le spese essenziali non vanno sottovalutate, il rischio è di sforare il budget in pochissimo tempo);
• Trasporti: rate auto o moto, assicurazione, carburante, trasporti pubblici, manutenzione auto/bici/moto;
• Rate oltre al mutuo: telefoni, auto, prestiti, ecc;
• Beni di prima necessità: generi alimentari, abbigliamento essenziale, ecc;
• Assicurazioni e sanità;
• Investimenti/pensione;
• Intrattenimento;
• Altro (spese per manutenzione auto, elettrodomestici, ecc).
  

Esamina lo storico 

Ovviamente dovrai essere più dettagliato, per cui il consiglio è di aggiungere altre voci, cercando di essere il più specifico possibile. Non dimenticare le spese saltuarie, grandi e piccole. Per conteggiarle puoi decidere di dedicarvi una somma mensile in previsione, man mano che si presenta l’esigenza per l’anno a venire. Ecco uno schema di riferimento:

1. Fondo sostituzione auto o grandi elettrodomestici;
2. Manutenzione e riparazioni domestiche;
3. Fondo vacanze;
4. Acquisti tecnologici: telefoni, tv, tablet, ecc;
5. Fondo di emergenza: da rimpinguare ogni volta che viene eroso o se non si è ancora raggiunta la cifra ottimale.

Una volta coperte le spese essenziali, è il momento di dedicare il denaro rimanente ai piaceri, e cioè intrattenimento, cene fuori, hobby e sfizi personali. Inutile saltare questa categoria pensando di risparmiare di più. Riuscirci è quasi impossibile, e il risultato è di spendere soldi a caso e poi chiedersi dove sono finiti. Meglio dedicarvi un budget e concedersi il permesso di godersi la vita entro certi limiti. Inizia elencando le spese discrezionali regolari, come l’abbonamento a Netflix o alla palestra, si passa a caffè e aperitivi settimanali, cinema e teatro, libri e attrezzi per il bricolage. Ecco le voci:

1. Abbigliamento e cura della persona: vestiti nuovi, parrucchiere, estetista, prodotti per la cura della pelle, ecc;
2. Regali e donazioni: compleanni, festività, donazioni di beneficenza (il denaro va collocato soprattutto sotto Natale e/o in previsione di regali importanti);
3. Fondo di riserva: piccole spese impreviste che non trovano posto altrove.

Come riuscire a “stare dentro” allo Zero based budgeting

Complicato? In realtà la parte più impegnativa dello Zero based budget è la prima compilazione delle voci di spesa, poi la strada è in discesa. Il segreto per riuscire a rispettare il budget, invece, è costruire una griglia realistica, rimanendo nei limiti delle proprie possibilità. Se la passione è il cinema o provare nuovi ristoranti, dedica più soldi a questa voce tagliando sulle altre. Le priorità vanno stabilite sulla base di ciò che conti di fare durante il mese, per questo è importante rivedere le categorie mensilmente e fare aggiustamenti secondo le esigenze del momento.

Se nel corso del mese ci sono imprevisti, tutto può essere modificato, raggiungendo sempre quota zero, e non c’è da avere paura se per un periodo c’è bisogno di spostare risorse di qua e di là. L’obiettivo del metodo Zero based budgeting non è rispettare al millesimo il budget, ma acquisire consapevolezza sulla gestione finanziaria, fare spese che sono in linea con i propri valori e con ciò che fa stare bene, evitando di sprecare denaro. 

L’esame del budget

Non è finita, però. Se vuoi essere davvero consapevole, osserva periodicamente il tuo budget e valuta come si è evoluto. Qualcosa ti ha portato a spendere più del previsto? È stata una spesa di emergenza? O un acquisto d’impulso? Man mano che vai avanti, puoi imparare a individuare e correggere abitudini errate. Inoltre, se noti spese o tendenze stagionali, puoi pianificare in anticipo stanziando fondi extra nei mesi precedenti. E se ti rendi conto che in passato hai speso meno del previsto in alcune categorie, valuta la possibilità di utilizzare quel surplus per coprire costi imprevisti o incrementare i tuoi risparmi.