Entrate irregolari, i segreti per non impazzire con il cash flow 

Entrare irregolari, uscite fisse. Il binomio non è certo dei più felici, e può mettere in crisi il bilancio, specie in periodi in cui i guadagni sono magri o le spese sono tante o improvvise: è questo il motivo per cui imparare a gestire il cash flow è fondamentale. Riuscirci non è impossibile, anzi: se impariamo a impostare un metodo efficiente e mettiamo in campo qualche accorgimento, possiamo evitare di trovarci con i conti in rosso e affrontare gli imprevisti senza sentirci travolti. In questa guida, noi di Rame vi indichiamo i passi da fare, con l’aiuto di un esperto. 

Regola numero uno: fraziona le spese

Perché imparare a gestire il cash flow? L’esigenza principale, quando le entrate non sono costanti, è assicurarsi di avere risorse in cassa sufficienti ad affrontare le scadenze. E allora, per evitare stress finanziari eccessivi, come prima cosa è utile cercare di limitare al massimo i pagamenti periodici elevati, sostituendoli quando possibile con versamenti più contenuti, spalmati nel corso dell’anno. Se è vero che l’operazione non è sempre attuabile con le scadenze fiscali, per il resto ci si può organizzare.  Per esempio, le date di scadenza con i fornitori possono essere concordate con anticipo in modo che cadano nei periodi del mese in cui le fatture sono già state incassate, e un ragionamento analogo può essere fatto con alcuni appuntamenti fissi.

Per i premi assicurativi si possono scegliere polizze con il premio dilazionato, o assicurazioni a rate, e anche per i contributi previdenziali, alcune casse offrono la possibilità di diluire l’importo in più rate. Di fatto, scegliendo la soluzione rateale potrebbe esserci una piccola commissione da pagare o un interesse, ma se il costo è contenuto va considerato come un piccolo investimento per rendere la gestione dei pagamenti più semplice. In alternativa, per le grandi spese si può adottare la tecnica del sinking fund, il fondo di ammortamento, di cui parliamo qui.

Secondo step: diluisci i pagamenti 

Altrettanto importante, se non hai entrate fisse, è frazionare i pagamenti, regola che vale non solo per i quelli più importanti, ma anche per i piccoli. Il perché lo spiega Davide Bertozzi, copywriter, formatore e autore del libro “Freelance per sempre” (Hoepli), che in anni di libera professione ha imparato a gestire i conti in modo meticoloso e accurato.

«Poniamo che tu abbia una giornata di formazione che ti viene pagata 700 euro. Non si tratta di una grande somma, ma è consigliabile sempre dividerla in due parti, facendo il modo che la prima tranche arrivi subito, prima dell’evento. In questi casi il mio suggerimento è di emettere una fattura unica con doppio pagamento – si evita così di pagare due volte il bollo – una come anticipo e una di saldo. L’anticipo non solo è necessario per coprire le spese vive, per esempio il trasporto, ma anche per evitare problemi legati a slittamenti e annullamenti dell’ultimo minuto. Inoltre, frazionare i pagamenti dà molta più tranquillità a livello contabile. Sappiamo bene che anche per le fatture con pagamento a vista possono passare settimane prima del saldo».

Un mese di anticipo è meglio

In linea di massima, anche per progetti e commesse che durano mesi è buona norma concordare con il committente una serie di pagamenti a scadenze regolari, meglio se mensili. «Anche in questo caso vale la regola di emettere la prima fattura all’inizio del primo mese, e non alla fine. Considerati i tempi morti e i ritardi inevitabili, fatturando a fine mese si corre il rischio di vedere i soldi un mese e venti giorni dopo avere iniziato a lavorare, e questo non aiuta la gestione dei flussi di cassa. La prima fattura vale appunto come un anticipo, ci tutela e ci permette di sostenere le spese».

Compila il tuo calendario e tieni traccia di tutto

Avere un’idea chiara di cosa accade, meglio se per iscritto, aiuta a gestire il cash flow e prevenire problemi. Ciascuno può usare la formula che trova più comoda: calendario digitale, agenda, foglio di carta, file, l’importante è avere un quadro della situazione, mese per mese, che permette anche di identificare i “buchi”, cioè i momenti del mese in cui  non ci sono sufficienti risorse per affrontare questa o quella scadenza.

«Per i miei lavori io uso il metodo Kanban, – ne abbiamo parlato qui -, costruendomi un enorme cartellone che mi consente di conoscere con un colpo d’occhio canoni mensili, scadenze e importi mancanti. Il supporto cartaceo mi dà la sensazione di riuscire a controllare meglio tutto», racconta Bertozzi. Per chi preferisce il digitale, il  Consumer Financial Protection Bureau degli Stati Uniti consiglia invece un semplice foglio dove indicare i giorni della settimana, con scadenze e entrate attese, e che permette di spostare anche entrate e uscite secondo le esigenze, o di capire se c’è bisogno di rateizzare qualche spesa.

«Per chi lavora in proprio, è anche fondamentale tenere traccia di tutto ciò che riguarda i diversi progetti, per evitare di perdere pezzi. Nel mio caso, ho una cartella in cui inserisco le informazioni principali e le modalità di pagamento di ogni progetto. In caso di dubbi o dimenticanze posso attingervi in ogni momento, verificando le date indicate per i versamenti a mio favore, lo stato dei pagamenti, la durata dei progetti, oltre ad altre informazioni. Consiglio anche di tenere questa cartella su un cloud, così che sia accessibile in qualunque luogo e momento della giornata, non solo dal pc», suggerisce Bertozzi. 

Gestisci l’appuntamento con le tasse

Se lavori in proprio, sai già che le scadenze più pesanti sono legate al Fisco e alla previdenza, e che non tutte si possono diluire – sulla possibilità di pagare in ritardo, qui c’è un approfondimento della nostra Giorgia Salardi. E se hai affrontato nell’anno molte spese, o hai guadagnato meno, potresti trovarti senza la liquidità necessaria per saldare l’Iva o gli anticipi delle tasse – ne abbiamo parlato in modo approfondito anche qui. L’ideale sarebbe avere un conto a parte dove accantonare da subito, al momento dell’incasso, la percentuale necessaria a coprire domani imposte e contributi. Se non fa per te, è sufficiente avere una contabilità separata.

«Nel mio caso, la mia commercialista ha predisposto per me un file excel in cui per ogni entrata so esattamente quanto accantonare, per cui so in ogni momento quante risorse devo tenere da parte, e quanto posso dedicare alle altre uscite, evitando di fare il passo più lungo della gamba». Se, per esempio, sei avvocato e hai aderito al regime fiscale forfettario, sai che per il 2025 dovrai versare al Fisco 15% del tuo imponibile, e alla Cassa forense il 16% di contributi. Per ogni 1.000 euro fatturati dovrai quindi mettere via 310 euro, importo che, se non sposti altrove, dovrebbe comunque restare congelato fino al momento del pagamento. Anche nel caso in cui un’emergenza ti costringesse a intaccare la riserva, avrai comunque la consapevolezza di dover rifondere quella somma quando incasserai la fattura successiva.

I calcoli da fare: sapere quanto ti occorre per vivere

Oltre a segnare le date importanti, e a calcolare le somme per Fisco e contributi, serve anche qualche altro calcolo. Al primo di ogni mese dovresti sapere quanto è previsto che entri in cassa (meglio se al netto delle somme che vanno accantonate per tasse e contributi) e a quanto ammontano le uscite programmate, ma anche e soprattutto quali sono le tue esigenze, incluse le spese di prima necessità, come carburante, spese di sostentamento o per il lavoro, ecc.

«L’obiettivo – spiega Bertozzi – è sapere quanto dovresti incassare esattamente nel mese per essere tranquillo, o meglio, qual è il minimo necessario per non andare sotto, considerato tutto il “pacchetto”. È molto importante soprattutto se non hai lunghe collaborazioni, bensì tanti progetti, magari limitati nel tempo. Conoscere questo dato, e monitorare l’andamento delle finanze a metà mese, ti aiuta a capire quanto puoi rallentare o, al contrario quanto devi accelerare, e magari mettere in campo le tue strategie per trovare liquidità».

A questo proposito, aggiunge l’esperto, è bene individuare le attività che in prospettiva sono più redditizie, e ti danno la possibilità di recuperare in breve tempo. «Per esempio, per alcuni la partecipazione a eventi offre l’opportunità di trovare nuovi clienti, per altri è più fruttuoso organizzare una campagna di sponsorizzazione sui social, per altri è meglio contattare i clienti e proporre nuovi progetti, al di là di quale sia, è consigliabile che ciascuno abbia la sua “uscita di emergenza” ecc.».

Occhi ai tempi vuoti

Avere il controllo del cash flow significa anche analizzare ogni tanto lo storico dei flussi e individuare i periodi morti, e cioè i mesi vuoi, quelli durante i quali gli incassi non arrivano. «Se provi a costruire un breve grafico con le tue entrate, sarai in grado di identificare i periodi in cui lavori meno, magari perché ti prendi una pausa o per un fattore stagionale. Oltre a organizzare uscite e accantonamenti assecondando questo calendario, prova a chiederti perché questi periodi sono morti e se puoi inventarti qualcosa per riempirli. Un esempio? Fornire prodotti e servizi a prezzi più bassi, inventarti una promozione o un nuovo servizio che offri solo per quel periodo, può risultare vincente!». 

L’esercizio Rame

Sei prontə per migliorare la gestione del tuo cash flow? Prova a metterti alla prova con questi semplici esercizi!

• Costruisci il calendario del prossimo mese, anche su un foglio di carta, e prova a pensare come puoi modificare i tuoi flussi, per evitare di avere ammanchi nel momento di pagare.
• Verifica quali uscite si possono frazionare (polizze, spese con i fornitori, ecc), e in che modo. Se scrivi su un elenco tutte le voci, ragionarci su sarà più facile.
• È possibile diluire le entrate in più tranche? Prova a parlarne con i committenti.
• Capitolo tasse e previdenza, se non hai ancora l’abitudine di spostare risorse su un conto separato, inizia con la contabilità e chiediti: quanto devo accantonare di ciò che entra, per non ritrovarti strozzatə alla scadenza?
• Tempi morti: pensa a una o due strategie, e appuntale su un foglio.